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项目团队管理的主要影响因素分析
更新时间:2013-11-01 20:42:54    录入:利友科技客服部    点击:3566次

  项目团队是项目管理的重要组织形式,项目团队决定项目管理的成败。通过项目团队管理实践,对项目团队管理的影响因素进行分析。主要的影响因素包括项目组长的领导艺术、项目目标、项目团队文化、项目团队成员之间的相互信任、项目团队成员之间的沟通与合作以及适当的奖励,这些因素对项目团队的管理起着至关重要的作用,直接影响项目团队的管理效果和项目管理的成败。

  0 引言

  随着项目管理技术的进步,项目团队成为项目管理的主要方式。项目团队是为完成共同的项目任务而联系在一起同心协力工作的人员组成的团体。在项目执行过程中,项目团队发挥着重要的作用。项目团队管理的成败直接影响着项目的进度和最终的完成质量。一个成功的项目团队应该有合格的项目组长、明确的项目目标、良好的团队文化、相互信任的团队组织、顺畅的交流和沟通渠道、适当的奖励和惩罚措施,这些因素对项目团队的管理起着至关重要的作用,直接影响项目团队的管理和项目管理的成败。

  本文通过笔者组织的加油站建设项目团队的管理实践,对影响项目团队管理成败的主要因素进行分析,指出各种因素对项目团队管理的作用,并且对项目团队管理过程中存在的问题进行讨论。

  1 项目团队情况

  2011年1月--2012年1月,笔者为完成索多岛加油站建设项目的管理,组建了一支项目团队。项目团队的任务是进行加油站项目的方案设计、成本核算、施工队伍招标和施工质量监理、项目财务管理和项目资料管理。项目团队的组建是根据项目任务需求选择项目成员,该团队有核心团队成员8人,其中项目组长1人,项目设计人员1人,项目采购管理人员2人,项目质量管理人员2人,项目财务管理人员1人,项目资料管理和会议记录人员1人。

  项目组长由笔者担任,具体负责项目的任务分配和进度安排。项目设计员是一位设计工程师,曾经参与过某垃圾处理厂的设计过程,具有较好的创新和想象能力,负责加油站的功能和外观设计。2名采购员都具有良好的成本意识和服务意识,两人相互监督,保证了采购的公正性和价格的合理性。2名项目质量管理人员具有认真负责的态度和严格执行质量管理规定的能力,负责项目施工质量的监督,两人在项目质量管理过程中都能够相互监督,严格执行项目管理的质量规定。项目财务管理人员具有相关财务知识,能够进行项目成本预算和项目经费的管理,以及项目成本、支出和效益的管理。项目资料的管理和会议记录人员是进行项目管理的必要人员,具备良好的办公经验,能够进行会议的记录和项目资料的管理,并且具有服务意识,可以为项目团队成员提供必要的资料和信息。

  项目团队组建之后,召开了项目情况交流会,分配了项目任务,并且讨论制定了项目管理的制度,主要是项目交流制度和奖罚制度。项目交流方面,保证每周都进行会议交流,各项目团队成员汇报项目进展和存在的问题,安排下一步任务。项目奖罚方面,对于表现优秀的团队成员给予物质与精神奖励,对于不能按时完成任务或违反项目管理规定的成员进行罚款和解雇。这些制度对于增强团队凝聚力和发挥团队成员的主观能动性具有重要作用。

  2 项目团队管理影响因素分析

  项目团队的管理直接影响项目的成败,在项目团队管理过程中,哪些因素影响项目团队管理效果,如何构建优秀的项目管理团队,都需要项目团队负责人认真思考。笔者作为加油站项目组长,通过对自己组建的项目团队的管理实践和体会,认为一个项目团队的成功取决于以下影响因素:

  (1)项目组长是项目团队的领导者,是核心人物,对于项目管理的效果起着至关重要的作用。一个合格的项目组长,除了要具有系统的项目管理方面知识,还应该具有优秀的领导、管理和沟通协调能力,能够发现每位项目团队成员的特长,并能够通过有效的方法使各成员在项日执行过程中发挥自己最大的作用。另外,项目组长在项目出现问题时要勇于承担责任,积极主动地与项目团队成员进行沟通,尊重项目团队成员的个性,能够将相关项目资源和权力适当地授权给团队成员,发挥团队成员的积极性,组织团队活动,起到榜样模范作用。。在组建的项目团队中,笔者负责项目的管理和任务分配、进度管理、问题协调等职能工作。当附近居民对加油站项目的环境影响有很大意见,不同意加油站在附近建设时,笔者作为项目组长,组织团队成员开会讨论解决方案,并亲自与附近居民进行沟通和协商,最后,利用权威部门的环境评估报告说服了附近居民,解除了附近居民在环境污染方面的担忧。在这个过程中,笔者体会到了项目组长的沟通协调能力和领导能力在保障项目顺利开展方面的重要性。

  (2)项目必须具有非常明确具体的目标。明确具体的目标可以为项目团队成员的工作指明方向,项目组长根据项目的目标可以进行项目任务的分配。每位项目团队成员的任务和目标是不同的,团队成员应该清晰地了解自己的项目任务和目标,使得个人的目标与项目团队的总目标一致。同时团队成员应该清楚了解个人目标与项目总目标之间关系的重要性以及与其他团队成员目标之间的相关性。只有这样,项目团队成员才可以清楚地了解个人目标的实现对总体目标的实现以及对其他团队成员目标实现的影响,从而有效地防止项目团队成员的任务与项目目标之间的冲突和重复。如果存在相互重复的任务,当任务没有按时完成或出现问题时,团队成员之间往往会相互指责,推脱责任,项目的执行效率和协调性就会受到严重影响。在加油站项目中,项目的总体目标是建设一座经济实用的加油站,这个目标在第一次项目启动会议上就已经明确,同时对各项目团队成员的任务分配、时间进度安排、质量标准以及成本预算也都进行了说明。在项目执行的过程中,由于项目质量管理人员和项目采购人员对环保材料的要求不一致,双方出现了相互推脱责任的情况。为了解决双方的利益冲突,笔者对他们各自的任务和与项目总体目标的关系进行了重申,双方在充分沟通的基础上,认识到最终目标的实现依赖于每一位成员任务的完成,最终双方相互协调,达成了一致意见。为了避免类似问题的出现,在每周的例会上,项目团队成员都需要将自己的任务、进度、对项目总体目标的作用进行报告和说明,并且制订下一周的计划,这样团队成员就能认识到自己的任务完成对项目总体目标的实现以及其他团队成员任务完成的重要作用,更加明确自己的项目任务和目标。因此,明确的项目目标直接决定项目团队管理的成效。

  (3)良好的团队文化对于项目团队的成功是非常重要的。团队文化是项目团队成员在相互合作完成项目团队总体目标的过程中形成的一种潜意识文化,它对于实现每一位团队成员的人生价值具有非常重要的作用。团队文化对于项目团队的成员都有着非常重要的影响,积极向上的团队文化可以激发团队成员的工作积极性,而且促使他们的工作能力得到充分发挥,从而实现项目与个人利益的最大化。在项目团队里,为了形成良好的团队文化,每一个周末,项目团队成员都会在一起娱乐、聚餐,通过这种方式,增进彼此的感情和友谊,加深相互了解。并且在聚餐的过程中,大家都放松了心情,充分分享自己的情感、收获和幸福,另外,团队成员之间还交流了自己的工作经验和教训。通过这种方式形成了团结与分享的团队文化,加快了项目的进度,提高了项目完成的质量。因此,良好的团队文化对于项目团队的管理非常重要。

  (4)项目团队成员之间的相互信任对于一个项目团队是至关重要的。对于一个复杂的项目,每位项目团队成员的任务都依赖于其他团队成员的信息和任务的完成。项目团队成员要认识到相互之间的依赖性和差异性,需要意识到信任其他团队成员对项目成功的重要性_。如果在项目团队成员之间没有信任,那么交流合作与信息的分享将不会顺利进行,因此整个项目执行过程就会受到阻碍,项目的执行效率就会下降。另外,信任也包含了信任项目团队成员的能力,每位团队成员都应该相信其他成员能够很好地完成他们的任务。在项目团队刚成立时,项目设计人员为了资料的安全性,不信任资料管理人员,这样,资料管理人员不能及时地将设计资料提交给施工方,延误了项目进度。为了解决这个问题,整个项目团队采用了信息化项目管理软件,每一位项目团队成员都有自己的账户和密码,不同的团队成员具有不同的权限,项目组长具有最高权限,可以查阅所有的项目资料,根据需要,可以将资料分发给不同的团队成员。通过这种方式,从制度和技术上保证了信息的安全性,从而促进了项目团队成员之间的相互信任,加快了项目的进度。因此,团队成员之间的相互信任可以促进项目团队的合作和项目的进度。

  (5)有效的沟通与合作是项目团队成功的决定因素。在一个项目团队中,每位团队成员都有自己的技术与特长,沟通与合作能够取长补短,充分发挥团队成员的特长,使得团队的效率得到极大的提高9。每一位团队成员都要看到其他成员的优势,相互合作,认识到团队利益高于个人利益,团队的合作是项目质量的保证。一个好的项目团队应该经常进行开放、坦诚与及时的沟通,团队成员之间能够经常交流思想,相互寻求帮助。另外,在交流和沟通的过程中,不同的团队成员用不同的方式表达和理解项目的任务,难免会存在一些误解与偏差。如果一个团队成员表达了错误的项目计划与任务,将会影响其他成员,使他们不能获得正确的信息,从而导致错误的项目结果。为了避免这种情况发生,进行充分及时的交流是非常必要的。在项目团队中,基本的交流和沟通方式是例会制度,在例会上,项目团队成员汇报各自的工作进展,讨论工作计划,达到交流的目的。另外,对于平时的交流,项目团队建立了QQ群,团队成员在QQ上交流一些简单的问题,分享一些信息与经验。例如,对于项目设计人员设计的油罐安装位置,项目团队成员存在不同的意见,在QQ上发表了各自的意见。笔者为了对项目的质量负责,在例会上重新提出对该问题进行讨论和交流,在项目团队成员充分沟通的基础上,项目设汁人员重新更改了油罐安装的设计,最后,项目投资方肯定了这种设计方案。因此,有效的沟通和合作对于项目的成功非常重要。

  (6)必要的奖励是项目团队管理的重要措施。通过奖励可以更好地激励项目团队成员的积极性和工作热情,从而提高项目完成的质量和效率。对于项目工作的成果和效果,每位项日团队成员都希望得到别人的肯定和奖励,最好的奖励方式是物质奖励和精神奖励相结合。物质奖励可以是礼品和奖金,这对于激励团队成员的工作热情具有重要的作用,但是物质奖励的作用是有限的,特别是项目经费不足时,需要从精神上

  给予奖励,如名誉称号,在例会或项目聚会、活动等场合公开表扬和夸奖都是很好的方式。每一位项目团队成员都希望自己的工作对别人有帮助,自己的工作是有价值的,能够获得肯定。精神奖励是物质奖励的有益补充,只有物质和精神奖励结合在一起,才能对各种类型的项目团队成员都起到最大的激励作用。在加油站项目团队中,每一个季度评选一名最佳项目团队成员,并进行公开表扬,另外,对于最佳项目团队成员奖励其当月工资的10%,这样团队成员的工作积极性和主动性都得到很大提高,项目的完成质量也得到很大改善,因此,必要的物质和精神奖励对于项目团队的管理非常重要。

  另外,适当的时间压力也是项目团队管理的有益措施。时间压力适当时,团队成员会感到紧张,项目进程会加速,但是,时间压力过大,项目团队成员会感觉压力过大,工作中会感到过度紧张,工作效率会下降。因此,在项目团队的工作安排和时间进度安排方面,要根据团队成员的能力大小进行时间安排,保证团队成员感到适度的进度压力,但又不影响团队成员的工作效率和身心健康。在项目开始阶段,为了尽快干出成绩,每一位项目团队成员的任务都很重,在工作中都出现了焦虑的情绪,项目进展并不顺利,特别是出现问题的时候,项目团队成员都非常急躁,相互指责,造成工作进度缓慢。作为项日组长,看到这种情况,笔者重新安排了项目任务和进度,项目成员的压力得到了缓解,没有再Ⅲ现急躁或争吵情况,项目进度也加快了。因此,项目的时间压力一定要合适。

  3 结语

  基于一个项目团队管理的实践和影响因素分析,项目组长的领导艺术、项目团队的日标、项日团队文化、项目团队成员之间的相互信任、项目团队成员之间的交流与合作以及适当的奖励制度对于项目团队的管理具有非常重要的影响。在项目团队管理过程中,应该重点考虑这些方面的因素,尤其当项目团队管理效果不好时,需要从这些方面进行分析,寻找改善项目团队管理效果的方法,优化项目团队的管理。


  来源:http://soft.chinabyte.com/56/12752556.shtml

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